영문 이메일 쓰기 (E-mail, A Write it Well Guide- Janis Fisher Chan)

영문으로 이메일을 쓰는 일은 늘 불편하다.  한국어 처럼 자연스럽게 쓰고 싶은 말을 쓰지 못하니 쓰다가도  몇번을 고친다. 적절한 단어가 생각나지 않아서 네이버 사전이나 구글을 통해 찾는다. 좋은 한단어로 표현할수있으나 그것을 알지 못하니 구구절절 긴문장이 되어 버린다.   그래도 전화통화나 대면보다는 좋은 점도 있다.

 

I’m so tired of reading e-mail messages that go on and on. Why do people think that I need to know everything they know? Just give me the information I need. And then stop. Please

-Michelle Black, BCS Learning and knowledge IBM consulting

 

 

 

오래전에 사서 읽어본 책을 다시 한번 정리해보았다. 사실  영문 이메일을 잘쓰는 법을 배우기 위해 구입한 책인데  책의 내용은 일반 이메일에 작성에 대한 가이드였다. 딱히 외국인을 위한 책이 아니라 그냥 비지니스로 관련 해서 이메일을 쓰는 사람들을 위한것이 었다.  하지만 다시 읽어보니  내가 한국어든 영문이든 이메일을 쓰면서 놓쳤던 부분을 알게 되었다. 사실 그냥 대충 써도 큰 일이 일어나지 않는것 같다. 다 아는 사실임에도 불구하고 막상 바쁜 일상중에서 이메일을 쓰다보면 중요한 부분을 잊고 쓴다. 하지만 조금더 좋은 이메일을 쓰게 된다면 상대방에 대한 신뢰감이나 일을 진행함에 있어서 여러 도움이 될것이라 생각한다. 

 

책의 후반부 내용은  특별히 새로운것이 없어서 넣지 않았다.

 

1. THINK BEFORE YOU WRITE

 PLAN YOUR WRITING

 

1.       Appropriate choice for this message?

2.       Why am I writing this email? What is my purpose?

3.       Who’s my audience? What’s my reader’s point of view?

4.       What’s the main point? What’s the most important message?

5.       What information should I include? What does my reader need to know?

6.       What’s the best way to organize the information?

 

 

어떠한 내용이 이메일로 쓰기에는 적절하지 않는가?  

• 직원의 심각한 문제에 대한 경고조치
• 개인정보가 담긴 내용
• 아주 민감한 문제가 담긴 내용
• 여러가지 주제가 섞여 있는 내용

 

그렇다면 적절성 여부는 어떻게 판단할까? (How to decide What’s Appropriate?)

• 내가 만 약 이 이메일을 받으면 어떤 반응을 가질까?
• 받는 사람외에 다른 사람이 이 이메일을 본다면 어떤일이  일어날것인가?
• 만약 직접 전화나 대면으로 하게 될 경우는 어떤가?
• 법적으로 책임을 떠 맡을수 있는 내용이 있는가?
• 회사가 이런 이메일에 대해 규제를 하고 있는가?
• 받는 사람이 이 메일을 프린트하여 영구보관할 가능성이 있는가?

  

받는 사람이 내용에 대한 사전 지식이 있는가 없는가에 따라서도 문체가 달라져야한다.

• 만약 사전지식이 없다면 알기 쉬운 단어 (Plain-English version)를 선택해야 한다.

 

어떻게 당신의 요점을 명확하고 명료하게 적을 것인가? How to Clarify your main point

당신의 이메일을 읽는 사람이 공항에 있다고 상상해보라. 그리고 그 사람은 아주 중요한 미팅으로 인해 서둘러야 되며 이제 보안대를 지나야 한다. 당신에게는 15초 밖에 설명할 시간이 없다.  자 그럼 어떻게 말할것인가?

 

 

What’s the best way to organize the information?

   

• 중심주제에서 갑자기 벗어나는 내용이 들어있지 않는가?
• 필요없는 추가적인 정보가 포함되어 있지 않는가?
• 중간에 갑자기 다른 주제로 바뀌지 않았는가?
• 너무나 많은 정보를 포함하고 있지 않는가?
• 여러 사람이 받는 이메일을 경우 개인적으로 국한된 내용으로 여러개의 내용을 포함하고 있지 않는가?

  

2.  LAUNCHING YOUR MESSAGE

• 어떻게 나의 메세지가 논리적인지 확인할수 있나?
• 어떻게 읽기 쉬운 형태의 이메일로 만들것인가?
• 항상 Salutation (인사말, 경례)을 사용해야 되는가?
• 항상 완전한 문장형식으로 써야 하는가?
• 항상  구두점과 함께 완벽한 문법을 사용해야 된는가?
• 이메일 제목란에는 무엇을 써야 되는가?
• 언제, 어떻게 첨부파일을 보내야 되는가?

  

How do I make sure my message makes sense? Conveys the right tone?

How can I format my email message so it’s easy

 

READ FOR SENSE

1장에서 제시된 가이드란인을 준수한다면 아마 이메일이 적절한 수준에 이르렀을것이다.  하지만 한번 더 읽고 불필요한 내용은 제거하며 빠진 내용이 있다면 첨가하면 된다

 

CHEK THE TONE

또 한가지 점검해야 될것은 “ Tone (어조)”이다.

 

• 퉁명스러운 어조 (Abrupt)  vs 공손한 어조 (Polite)
• 격식을 차리지 않는 어조 (Causal)  vs  전문적 어조 (Professional)
• 형식적인 (Formal) vs 다정한 (Friendly)

DON"T USE ALL CAPS or ALL LOWERCASE LETTERS

 

MAKE THE E-MAIL EASY TO READ

• 짧은 문장 사용하기
• 짧은 문단 사용하기
• 리스트를 사용하기

SALUTATIONS

항상 동일한 규칙을 따를 필요는 없다.   “Hi” or “ Hello” 와 이름과 같이 시작하면 무난한다. 이것은 받는 사람이 누구인지 확인할수 있고 적절한 어조에 따라 선택하면 된다.

 

일반적으로 아래와 같은 형태이면 무난한다

Dear Mr. Wolinsky,    Hi, Bob,   Dear Bob,  Hello, Bob,   Bob,

 

그룹으로 보낼때에는  다음과 같이 시작하면 된다

Dear Clients, To My Clients,  Hi, Team,   Hi, everyone,  Hello, Associates

 

Do I always have to use a Salutation or Greeting?

사람들이 이 질문을 할때,   일반적인 답변은 “  Not always, but usually”. 그러나 한 주제로 이메일을 주고 받는 과정에서는 굳이 사용하지 않아도 된다.  그러나 공손하거나 친절한 인사는 절대  손해보지 않는다.

 

THE SUBJECTIVE LINE 

How to Write a  Useful Subject Line

• Make them Descriptive  (내용을 잘 묘사할수 있게):    Not Descriptive: Budget vs Descriptive: Marketing budget increased 10 %
•  Make them Specific  (구체적으로 ):   Vague: Report  vs Specific: Robotix Computer Upgrade Project Report
• Make them concise and Clear (간결하고 명확하게): Wordy and confusing:  This msg inclds the details abt nu mktg pln vs Concise and clear : New Marketing plan details

LAST BUT Not LEAST: ADDRESS THE MESSAGE

 

• 이메일을 전송하는것은 아주 쉽다. 그냥 "보내기"를 누르면 된다. 하지만 이메일 전송은 결코 간단한 일이 아니다
• 이메일 전송전 다시 한번 확인해 보라
• 모든 받는 사람이 일치하는가? 이메일 주소가 맞는가?
• 처음으로 보내는 이메일인가? 답장인가 아니면 전달용 이메일인가?
• 수신자가 한사람인가 아니면 다수인가?
• 수신자가 여러명일 경우 이 메일이 수신자 모두에게 전송되는에 모두 합의하였는가?

 

막상 읽고 나니 특별한 것은 없었던것 같지만 그래도 이러한 규칙을 잘 지키지 않아서 오해가 생길때가 종종 있다.

기본이 충실해야 겠다고 다시 한번 다짐하는 계기가 되었다.